Как выбрать ERP

Рекомендации по выбору ERP-системы

Чтобы цифровизировать систему управления предприятием и правильно выбрать ERP, используйте нашу дорожную карту. Она состоит из 5 шагов, которые помогут определить потребности компании и выбрать оптимальное ERP-решение. 

Сегодня на рынке десятки ERP-систем с разнообразными функциональными возможностями, стоимостью и преимуществами. Выбор подходящей системы может показаться сложным, но тщательное сравнение вариантов позволит в короткие сроки принять верное решение.

Команда Dinord внедряла ERP-системы на предприятиях из разных отраслей бизнеса, поэтому имеет большой проектный опыт. Наши рекомендации основаны на обратной связи от клиентов и  помогут выбрать решение, которое отвечает потребностям вашей компании. 

Выбор поставщика ERP строится следующим образом:

1. Определение требований к ERP-системе
2. Запрос коммерческих предложений
3. Первичная оценка ERP
4. Сравнение и детальная оценка ERP
5. Согласование и заключение договора

Шаг 1. Определение требований к ERP-системе

Определить требования к ERP — это важный этап в выборе новой системы для компании. На этом этапе важно предоставить достаточно информации поставщикам, чтобы они смогли предложить оптимальное решение. Расскажите об организации и её потребностях, чтобы интеграторы могли правильно настроить, оценить и развернуть соответствующее предложение. 

Укажите важную информацию о бизнесе и его операционных процессах:

• размер компании
• объем операций
• сложность процессов
• ключевых пользователей процессов (роли)

При описании требований к ERP важно провести анализ текущих сложностей и проблем компании. Необходимо оценить, насколько существующая система справляется с решением этих проблем и какие трудности могут возникнуть. Такой подход поможет потенциальным интеграторам лучше понять контекст потребностей и предложить наиболее эффективные решения для бизнеса.

Выводы и советы

Не стоит полагаться исключительно на чек-листы требований

Хотя такие инструменты часто используются, они не всегда помогают принять правильное решение. В этих списках перечисляются функции и возможности каждой системы, а поставщики могут склоняться к утвердительным ответам, представляя свои продукты в лучшем свете. Помимо чек-листов, понадобится и описание процессов, и интервью с пользователями системы.

Соберите команду экспертов с соответствующей квалификацией 

Для тщательного выявления требований важно включить в команду сотрудников, которые выполняют ключевые функции в компании и знают процессы. 

Убедитесь, что в требованиях есть следующая информация:

1. Описание бизнеса и операционных процессов.
2. Сильные стороны текущей системы.
3. Области, в которых она не соответствует ожиданиям.
4. Желаемые функции, которые хотите видеть в новой системе, с определением приоритетов.

Шаг 2. Запрос коммерческих предложений

Отправьте запросы на коммерческие предложения выбранным поставщикам. Помните, что каждый запрос требует тщательного анализа. Чем меньше поставщиков вы выбираете, тем детальнее предоставляете информацию, поэтому процесс оценки проекта будет эффективнее. Оптимальным вариантом считается выбор не более семи кандидатов.

В ответ на запрос поставщики предлагают решение с необходимой функциональностью. Коммерческие предложения содержат информацию о компании, продуктах, опыте в бизнесе, а также выделенных ресурсах на внедрение.

Выводы и советы

Перед тем, как приступить к выбору ERP-системы, убедитесь, что все заинтересованные стороны четко определили требования. 

Проанализируйте приоритеты требований. Запрос предложений охватывает различные функциональные области, каждая из которых выделяет свои приоритеты. Например, отдел кадров и операционный отдел могут сосредоточиться на ранжировании своих функций, но эти приоритеты не всегда соответствуют общим целям компании. 

Оцените типовые бизнес-процессы системы. При внедрении ERP мы  рекомендуем адаптировать бизнес-процессы компании под программное обеспечение, используя лучшие практики. Этот вариант надежнее, чем изменять систему под текущие схемы работы. Однако окончательное решение остается за бизнесом. 

Шаг 3. Первичная оценка ERP

На этапе «Первичной оценки» список потенциальных поставщиков ERP-системы сужается. Затем проводится оценка их предложений на соответствие требованиям предприятия. Важно учесть, что на данном этапе не проводится сравнение поставщиков,  это задача следующего этапа.

На этом этапе главная задача — отбросить предложения, не соответствующие установленным критериям, и упорядочить подходящие. Формируется сокращенный список предложений, который будет подробно изучен перед окончательным выбором.

Выводы и советы

Рассмотрите все предложения.  Хорошая практика —  провести «общую встречу», где каждый сможет представиться и ответить на вопросы перед командой.

Обращайте внимание на разногласия в оценках. Если вы замечаете сильные различия в оценках по какому-либо критерию, стоит обратить на это внимание. Спросите у интеграторов, почему они дали такие разные оценки по этому критерию. 

Шаг 4. Сравнение и детальная оценка ERP

Этот этап — ключевой при выборе ERP-системы, на котором проводится детальное сопоставление и оценка финалистов.

После выбора 3-5 финалистов наступает время детального изучения и проверки содержания предложений.

С чего начать оценку?

• Свяжитесь с каждым поставщиком и дайте знать, что они попали в шорт-лист
• В отдельных случаях попросите поставщиков доработать предложения.
• Проверьте наличие рекомендаций, если некоторые из поставщиков их не предоставили. 

Как проводить демонстрацию системы

С кандидатами из шорт-листа следует провести демонстрацию системы.

• Забронируйте время на  демонстрацию системы с кандидатами из шорт-листа.
• перед демонстрацией предоставьте каждому кандидату список функций, которые хотели бы увидеть. 
• поставщики могут показать особенности системы только после того, как они продемонстрируют функции из списка. 
• Убедитесь, что в списке учтены требования, указанные на первом этапе. Ряд ERP-систем качественно обрабатывают стандартные процессы, но для работы с нетиповым функционалом не подходят. Например, ввод заказов на товары, которых нет в наличии; продажа товаров группами; поддержка нестандартных процессов согласования счетов-фактур.
• В процессе демонстрации важно увидеть, как программное обеспечение настраивается и адаптируется под бизнес-процессы. Обратите внимание, что даже в типовом функционале можно найти полезные для компании решения.
• Отличный вариант — попросить интегратора продемонстрировать работу ERP, используя данные вашей компании. 

Шаг 5. Согласование и заключение договора

После выбора интегратора нужно обсудить детали контракта. Рекомендуется проконсультироваться с юристом, чтобы удостовериться, что контракт составлен правильно и полностью защищает интересы вашего бизнеса. Хотя большинство компаний знакомы с этим этапом, иногда могут возникнуть непредвиденные  ситуации, как и в любом этапе оценки и выбора ERP.

Тщательно обсудите и задокументируйте каждый этап внедрения и дальнейшую поддержку. Обратите внимание на  подробное описание стоимости, ответственных лиц и длительность внедрения. Основные аспекты контракта:

 1. Покупка, аренда или лицензия на программы и оборудование.

2. Работы по установке и настройке оборудования и ПО.

3. Затраты на документирование и начальное обучение.

4. Организация поддержки в случае проблем с оборудованием и ПО, включая . уровни поддержки.

5. Перенос начальных данных и интеграция с другими ПО.

6. Работа в сети и информационная безопасность.

7. Расширение и доработки (начальные и при обновлениях).

Выводы и советы

Планируйте на долгосрочную перспективу. При внедрении новой ERP-системы важно рассматривать работу в перспективе. Уделите внимание анализу долгосрочных затрат, чтобы избежать неожиданных расходов. Проверьте точность расчетов возврата инвестиций и возможные ограничения по ценам на обслуживание. Также стоит помнить о возможности изменения стоимости услуг в будущем.  

Роль команды в успешном внедрении ERP-системы

Важно понимать, что успех внедрения зависит не только от технических аспектов, но и от поддержки и участия команды бизнеса. Проектная команда, которая формируется на начальном этапе и участвует в разработке требований, оценке предложений поставщиков и в выборе новой ERP-системы.

Исходя из нашего опыта, при детальном изучении и оценке ERP-решений компании часто прибегают к применению упрощенных методов и подходов, идут по короткому пути. Но если проектная группа будет следовать приведенным здесь пяти шагам и обратит внимание на извлеченные уроки, то выберет решение, соответствующее текущим и будущим потребностям компании.

Команда Dinord рада обсудить ваши задачи и предложить сценарии решения на подходящей вашему бизнесу ERP-системе.