Правила успешного внедрения систем электронного документооборота (СЭД)

По данным TAdviser, в 2022 году объем российского рынка СЭД, ECM и CSP-систем вырос на 10%. При этом в 2023 году количество пользователей СЭД выросло в среднем на 26% по сравнению с предыдущим годом. Это говорит о том, что инструмент становится более популярным и решает бизнес-задачи. 

Компании, которые внедрили СЭД, отмечают такие преимущества: процессы согласования стали прозрачными, снизились издержки на документооборот, обмен документами стал безопаснее.

Чтобы внедрение СЭД прошло успешно, команда Dinord подготовила 5 правил внедрения электронного документооборота.

1. Определите цели внедрения

Прежде чем начать внедрять СЭД, компании важно сформулировать цели и задачи. Это поможет:

• Выбрать правильную систему. На рынке представлено десятки  СЭД, каждая из которых имеет свои особенности. При выборе нужно учитывать сложность бизнес-процессов предприятия, отрасль, масштаб компании.
• Спланировать процесс внедрения. Оценить, необходимо ли привлекать внешнюю ИТ-команду для внедрения или обойтись силами внутренних специалистов.
• Оценить эффективность внедрения. Компания должна понять, по каким показателям будет измеряться успех внедрения. Для некоторых — это сокращения времени согласования документации, для кого-то — уменьшение количества ошибок при ручном вводе реквизитов.

Собрали примеры целей и задач внедрения СЭД, с которыми обращались предприятия в Dinord:

• Сократить время обработки документов.
• Снизить количество ошибок при работе с документами.
• Повысить прозрачность бизнес-процессов.
• Улучшить контроль над документооборотом.
• Обеспечить безопасность информации.

Когда бизнес определил цели и задачи внедрения, он может осознанно подойти к выбору системы и разработке плана внедрения.

2. Выберите подходящее решение

При выборе СЭД необходимо учитывать потребности и особенности компании, среди которых: 

• Масштаб бизнеса. Для малого бизнеса подойдут решения с меньшим количеством дополнительных функций, таких как ML.
• Отраслевая специфика. Компания должна оценить, требуется ли работать со специфической документацией, например, лабораторными анализами.
• Структура документооборота. Она зависит от сложившейся структуры бизнес-процессов и дорабатывается исходя из пожеланий.
• Бюджет.
• Функциональность системы.
• Интеграция с другими системами.
• Уровень технической поддержки.

Компании могут ознакомиться с отзывами о различных СЭД или проконсультироваться с компаниями-внедренцами.

3. Обучите персонал

Сотрудники должны понимать, как работать в новой системе. Не все сразу привыкают к интерфейсу или адаптируются к новым в компании процессам. Сама форма обучения не так важна — это может быть очное обучение или в онлайн-формате. Главное, чтобы были  подготовлены методические материалы, к которым сотрудники потом возвращаются в случае вопросов. 

Dinord рекомендует::

• Разработайте программу обучения, которая будет соответствовать потребностям сотрудников. Если большинство из них не работали с СЭД, начните с объяснения, зачем в принципе нужно решение и как оно поможет команде.
• Используйте различные методы. Рекомендуем комбинировать лекции с практическими занятиями, чтобы сотрудники сразу после теоретической части применяли ее на практике.  
• Обеспечьте сотрудников необходимыми учебными материалами. Dinord рекомендует предоставить материалы в онлайн-формате, чтобы можно было легко найти по ключевому слову нужный раздел.
• Поддерживайте сотрудников в первые недели работы в новой системе.. Это можно сделать силами ваших специалистов, либо передать компании, которая внедряла СЭД.. Помимо технической поддержки, такие компании занимаются и развитием ЭДО.

4. Организуйте техническую поддержку

Чтобы наладить бесперебойную работу СЭД, обратитесь к надежной команде технической поддержки.

Для этого заключите договор с компанией-поставщиком СЭД на техническую поддержку и обеспечьте доступ к справочной информации и материалам по работе с решением. Предприятие также может создать службу технической поддержки внутри компании.

Советы по тех.поддержке СЭД:

Создайте инфраструктуру технической поддержки.

• Разверните системы мониторинга и контроля работы ЭДО.
• Настройте систему тикетов для регистрации и обработки обращений пользователей.
• Обеспечьте доступ к базам знаний и обучающим материалам.

Организуйте доступ к технической поддержке.

• Предложите пользователям различные каналы связи: телефон, электронную почту, чат.
• Сделайте информацию о технической поддержке легкодоступной для сотрудников компании — укажите единую почту/бот/чат для обращений.

Проводите мониторинг и анализ работы технической поддержки.

• Регулярно отслеживайте KPI службы поддержки. Среди них — скорость ответа, полнота ответа, средняя скорость решения проблемы.
• Анализируйте отзывы сотрудников и выявляйте области для улучшения.

5. Обеспечьте безопасность корпоративной информации

Эксперты Dinord рекомендуют обращать внимательно оценивать риски утечки конфиденциальной информации, контролировать и мониторить доступ к корпоративным данным после внедрения СЭД. Оценка рисков

• Определите потенциальные угрозы.
  • Кому выгодна утечка или компрометация информации, хранимой в СЭД?
  • Какие технические уязвимости используют злоумышленники?
  • Какие ошибки пользователей приводят к утечке информации?
• Оцените вероятность и потенциальный ущерб каждой угрозы.
  • Насколько велика вероятность того, что угроза будет реализована?
  • Какой ущерб могут нанести компании, если угроза реализуется? 
• Приоритезируйте выявленные угрозы.
  • Сконцентрируйтесь на угрозах, которые представляют наибольшую опасность для компании.

Защита информации

• Внедрите политики и процедуры информационной безопасности.
  • Определите правила работы с конфиденциальной информацией в СЭД.
  • Установите требования к паролям пользователей — кол-во символом, содержание обязательных символов.
  • Определите порядок действий при обнаружении утечки информации и закрепите его в протоколе.
• Обеспечьте техническую защиту решения.
  • Используйте антивирусное ПО и межсетевые экраны.
  • Шифруйте конфиденциальную информацию.
  • Регулярно обновляйте программное обеспечение СЭД.
• Обучите пользователей.
  • Обучите пользователей основам информационной безопасности. Часто компании заказывают аудит ИБ с последующим обучением.
  • Расскажите сотрудникам о правилах работы с конфиденциальной информацией в СЭД.
  • Объясните, как распознать и избежать фишинговых атак и других киберугроз.

Контроль и мониторинг

• Контролируйте доступ к информации.
  • Предоставьте доступ к конфиденциальной информации только тем пользователям, которым это необходимо для работы.
  • Используйте систему ролей и полномочий.
  • Регулярно пересматривайте права доступа пользователей.
• Проводите регулярные проверки безопасности.
  • Тестируйте решение на наличие уязвимостей.
  • Ищите ошибки в конфигурации.

Если у вас остались вопросы по внедрению электронного документооборота (ЭДО), оставьте заявку на нашем сайте