Электронный документооборот
Интегрированное бизнес-планирование
Фармацевтика
Пищевая промышленность
Агропромышленность
Химическая промышленность
Потребительские товары
Горнодобывающая
Нефтегазовая отрасль
Энергетика и ЖКХ
Оптовая торговля
КЛИЕНТ. Российский высокотехнологичный холдинг, специализирующийся на исследованиях, разработке, производстве и дистрибуции продукции для профилактики, диагностики и лечения различного рода заболеваний
ЗАДАЧА. Перевод документооборота между головным офисом и филиалами, между предприятиями в рамках группы компаний, а также обмен с внешними контрагентами в электронный формат с обеспечением юридической значимости документов.
ОТРАСЛЬ. Фармацевтика
ПРЕДПОСЫЛКИ ПРОЕКТА
Крупнейший производитель лекарственных средств и медицинской техники в России обратился к нам, чтобы улучшить свои бизнес-процессы и перейти на электронный документооборот. Предварительный анализ показал, что использование бумажных носителей приводит к замедлению процессов и множеству других сложностей. Поэтому мы рекомендовали внедрить электронный документооборот с использованием дополнительных модулей, которые позволят значительно повысить эффективность работы компании и сократить время на выполнение рутинных задач.
ПРОБЛЕМАТИКА
Одной из ключевых проблем, с которой столкнулась компания, было несоответствие требованиям пользователей и неопределенность ответственности при подписании документов. Это приводило к затруднениям в процессе согласования и задержкам в обработке заказов. Кроме того, структурирование документов было недостаточно, что занимало много времени на их обработку и увеличивало затраты на печать, бумагу и доставку. В случае ошибок или потери документов восстановление информации занимало еще больше времени и ресурсов. Наконец, внутрикорпоративный и внешний обмен документами стал крайне неудобным и долгим, создавая дополнительные проблемы для компании.
РЕШЕНИЕ
Для решения поставленных задач было предложено реализовать электронный документооборот с использованием дополнительных модулей, поставляемых крупнейшим оператором электронного документооборота в России – СКБ “Контур”. Данные модули были интегрированы в существующую систему SAP и предоставили возможность маршрутизации процесса согласования как формализованных, так и неформализованных документов, а также позволили осуществлять обмен неформализованными и формализованными документами.
В рамках данного проекта была осуществлена интеграция между несколькими системами, такими как SAP ERP, Диадок и Директум. Общий объем проекта включал реализацию обмена различными документами через ЭДО на основе Закупок и продаж ТМЦ, Услуг и Основных средств как внутри компании, так и с внешними контрагентами. Также в проект были включены межфилиальные перемещения, а число пользователей, пользующихся проектом, достигало 300 человек. География проекта охватывала различные подразделения компании, расположенные в городах Ярославль, Ростов, Москва, Химки, а также в деревне Шелепаново.
РЕЗУЛЬТАТ
Проект привел к созданию юридически значимого электронного документооборота, который полностью удовлетворяет потребности бизнес-пользователей. Без введения изменений обмен документами продолжался бы на бумажных носителях, что приводило бы к задержкам в работе сотрудников и замедлению исполнения заказов.
С помощью внедрения SAP ERP и дополнительных модулей на базе ЭДО СКБ «Контур» мы предложили нашему клиенту готовое решение для безбумажного документооборота.
Модуль обмена неформализованными документами реализует обмен между контрагентами без использования формализованного вида.
Модуль обмена формализованными документами позволяет обмениваться формами документов, утвержденными законодательством.
Модуль для маршрута согласования неформализованных документов позволяет настроить маршрут, по которому должен пройти документ для согласования и подписания. При конечном согласовании документ отправляется контрагенту.
Эти модули в совокупности обеспечивают возможность электронного обмена документами как внутри компании, так и с внешними контрагентами, ускоряют процессы согласования и улучшают качество документооборота.
Кейс по этому проекту может быть полезен компаниям, которые хотят упростить и ускорить работу сотрудников, реализовать электронный документооборот и повысить эффективность своих бизнес-процессов.
Если Вы заинтересованы в готовом решении для внедрения SAP ERP, электронного документооборота с юридической значимостью и интеграции с другими системами, мы готовы предоставить нашу экспертизу, чтобы помочь повысить эффективность и конкурентоспособность Вашего бизнеса.
